Muchas personas lo que hacen es plantearse el acudir a la petición de servicios de custodia de documentos externos, algo que se hace por uno de los dos motivos:
- Tienen problemas de espacio para archivas copias físicas de la documentación que se genera.
- Nadie se quiere responsabilizar de gestionar la documentación que se archive, lo que va a implicar una serie de tareas distintas.
El caso es que, como nos dicen desde gitdoc.es existen una serie de motivos, por las que cada vez más empresas lo que hacen es externalizar la custodia de documentos como solución de mayor eficacia, así como sencilla para resolver los dos problemas de los que hemos hablado antes.
Ahorrando costes para el almacenamiento
Hay que tener en cuenta que los documentos se tienen que almacenar de manera indefinidamente, esto no significa que haya que gastar mucho dinero en almacenar esta clase de documentos.
Contar con un buen servicio de custodia externa tiene un coste menor que tenerlo en un almacén en oficinas propias, algo importante si pensamos en lo que cuesta el metro cuadrado. Hablamos de un espacio de trabajo de gran valor que se puede liberar para la generación de ingresos.
Mejora la seguridad del acceso a la documentación
A la hora de gestionar los documentos que son confidenciales, es necesario un sistema de seguridad de protección e identificación de los accesos, las cámaras de seguridad, etc. Todo lo que un negocio normal no implemente en el archivo.
El utilizar un servicio de este tipo lo que hace es pasar la responsabilidad a nivel de seguridad al proveedor del servicio que si selecciona bien, va a tener el conocimiento, experiencia y recursos para poder mantener con seguridad la totalidad de documentación confidencial por parte de la empresa.
La empresa no tiene que tener únicamente el acceso a la documentación, también va a gestionar la trazabilidad de la documentación que aparece en la consulta para saber quién la ha solicitado y desde qué momento la tiene.
Mejora la seguridad física de la documentación
Pensemos que las instalaciones empresariales en la custodia de documentos tienen las mayores medidas a nivel de seguridad física para la documentación. Pensemos que, se diferencia del almacenamiento interno, en que la custodia de documentos en un centro que se haya hecho específicamente para ello, va a dar una mayor protección contra factores como los incendios, inundaciones, robos, etc.
Mejora en el acceso a los archivos
Buscar un archivo que se haya perdido puede ser desesperando, pues en ocasiones, colegas de trabajo o clientes pueden tener prisa por conseguirlos.
Pensemos que sino encontramos la historia clínica de un paciente que se tiene que operar, este tipo de almacenamiento de documentos permite que los documentos pueden estar disponibles siempre que se necesiten, puesto que cada archivo los va a codificar y les hará un seguimiento en la base de datos de la gestión de inventario.
La existencia de uno de los portales de consulta de la documentación online de manera segura hace posible que se pueda ver el inventario externo y así poder pedir los archivos en todo momento.
La custodia documental externa te da tranquilidad
No es muy fácil el que se pueda poner un precio a nuestra tranquilidad. En este sentido, la custodia de los documentos externos hace posible el estar tranquilos, puesto que nos va a garantiza el poder almacenar la información de manera segura, accesible y que se puede gestionar de manera correcta.
Cuando hablamos de tomar la decisión sobre qué documentos deben ser conservados y cuáles se tienen que destruir, es cuando hay que gestionar la retención de forma correcta. Cuando no se hace de esa manera, la empresa pasa a tener vulnerabilidades.
Cada uno de los expedientes tienen que contar con un marco de tiempo específico para la retención y pasar a ser destruido de manera segura cuando llegamos al límite de tiempo. El servicio de custodia de documentos externos se eliminan las conjeturas. Los profesionales son los que se dedican a clasificar e indexar la documentación, ayudando al cumplimiento de las leyes en cuestión.
Da igual como lo veamos, hay que tener en cuenta que la custodia de documentos externa es fundamental, siendo importantes para poder tener una idea clara de las grandes ventajas que va a poder aportar a las empresas que usan esta clase de servicios cada vez más demandados en la actualidad.
Si el presente es bueno, imaginaros cómo va a ser en unos pocos años donde se va a poder utilizar incluso más por los negocios que están más reacios a su implementación.
